YUJI HONDA Official Blog

ギタリスト×イベンター×ビジネスマン 3足のワラジを履く一児のパパブログ。

仕事の回し方 〜業務効率化のために心がけていること〜

働き方改革が昨今声高に叫ばれていますが、果たしてそれを実感できている方はどれぐらいいるでしょうか?

 

私は以前は終電で帰って朝早く出勤して、という生活を送っていました。今思い返すと、よく大病しなかったなと思います…

 

今は基本的に残業はしないように計画的に仕事をしています。

 

私はビジネスマンとしての仕事の他、音楽関係でやることもお陰様で色々とあり、日中の仕事だけで1日を終わらせたくないという思いがあります。

また、子どもや家族との時間も大切にしてこそ一人前のパパだと思っていますので、その時間も確保したい。

 

そうすると、どうしても日中の仕事を効率化する必要がありました。

 

私なりの業務効率化で心がけていることは以下の点です。

 

①コミュニケーションはメールで行う。電話はしない。

 

メールと電話の決定的な違いは、相手を拘束するかしないか、にあります。

電話だと、打合せや資料作成などをしていても問答無用で中断されてしまいます。つまりそのタイミングで完全に電話の相手を拘束することになります。

一方メールは、一度メールを送れば返信があるまでの間、別の業務をこなすことができます。

 

マルチタスクで複数の仕事をこなすために、メールをコミュニケーションツールのメインとして活用することを私はお勧めします。

 

更に、後日の言った言わない等のトラブルにも、メールだと証跡が残りますので、解決がしやすくなりますし、忘れたとしても後で見返して思い出すことが容易にできたりと良いことづくめです。

 

なお、メールを送った後に電話している人をたまに見かけますが、メールは送信履歴も確認出来ますしFAXではないのでやめましょう。

 

 

②朝に集中して作業する

 

朝は頭がスッキリしていて業務が捗ります。という言葉はいろんなビジネス書や記事等で見かけますが、20代の若者にそれを言っても眠くて仕事にならないと思うでしょう(笑)自分もそうでした。

 

ただ、30代半ばを超えてから朝起きれるようになってきました。

歳のせいかとも思ったのですが、正確には夜早く寝るように心がけたことで朝が起きやすくなりました。当たり前の話ですが…(^_^;)

 

朝に仕事を集中させることによるメリットは、自分の作業に集中できること、そして修正等が入っても当日のうちに軌道修正できる時間が確保できるということです。

 

とにかく出来るだけその日中に業務をこなし、翌日に持ち越すことを極力減らすことが重要です。

 

 

③紙で管理せず、全てデータで管理する

 

机の上が書類でいっぱいになっていませんか?

 

と言っていますが、僕も以前は書類が山になってました。PCの画面にも付箋が貼りまくり…

でもだいたい年末の大掃除で廃棄する、という無限ループに陥っていました。

でも結局紙管理だと、後で探さないことに気づきました。

ということで、私は紙管理を一切やめ、全てデータで管理することにしました。

 

会議でメモしたものも、紙で受け取った会議資料も即座にデータがするように心がけています。

 

 

④睡眠時間を確保する

 

寝ずに頑張っていることを自慢する方もいますが、寝ないことは集中力の低下を招くだけでなく、健康にも害があります。

結局作業効率が落ちるだけなので、眠い時はちゃんと寝るようにしています。人によって適切な睡眠時間は異なるようですので一概には言えませんが、私の場合は最低でも6時間は寝るように心がけています。それ以下になると翌日のパフォーマンスが確実に落ちてしまうので、出来るだけ睡眠時間を確保するようにしています。

 

 

これらによって昔よりも効率的に動けるようになったことで、3つのワラジを履いて活動することができています。

 

時間に支配されるのではなく、自ら時間をコントロールするように意識して行動することが大事なんだなぁと最近になって特に思うようになりました。

 

一度きりの人生、思いっきり楽しんで充実させていきましょう!!